e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez platformę ePUAP.
Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. – kogo dotyczy?
Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.
Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjne
- proste spółki akcyjne
- spółki europejskie
- spółki jawne
- spółki komandytowe
- spółki komandytowo- akcyjne
- spółki partnerskie
- spółdzielnie
- spółdzielnie europejskie
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
- fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną – w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).
e-Doręczenia w firmie – dlaczego warto?
System e-Doręczeń ułatwi przedsiębiorcom formalną komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Korespondencja prowadzona przez e-Doręczenia jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.
Korzystając z e-Doręczeń firmy:
- nie ponoszą kosztów związanych z zakupem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem korespondencji urzędowej
- oszczędzają czas związany z koniecznością wizyty na poczcie
- mogą odebrać i wysłać korespondencję online – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie
- otrzymują natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji
- zachowują cyfrowe dowody nadanych przesyłek oraz mogą śledzić ich bieg
- mają gwarancję zachowania tajemnicy korespondencji
- mają możliwość integracji usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.
Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej informacji na ten temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3
Przedsiębiorco! Pamiętaj, że termin na założenie adresu do e-Doręczeń zbliża się wielkimi krokami. Nie czekaj do ostatniej chwili – załóż skrzynkę i już dziś koresponduj elektronicznie.
źródło: PAP MR.
Foto: Pixabay.