Problemy z obiegiem dokumentów

Ilość dokumentów, które trafiają do rąk pracowników każdej firmy, jest naprawdę ogromna. Wszystkie pisma tego typu są istotne, dlatego konieczna jest odpowiednia archiwizacja. Muszą również zostać przekazane do właściwych osób, które mogą zająć się daną sprawą. Źle zorganizowany obieg dokumentów powoduje różne problemy, np. kłopoty z dostępem do niezbędnych informacji. W najgorszym wypadku może dojść do zagubienia ważnych pism. Pracownicy tracą ogromne ilości czasu na szukanie odpowiednich dokumentów, które są niezbędne do ich pracy. Konieczne jest także tworzenie lokalnych archiwów pism, na przykład na potrzeby różnych działów lub placówek przedsiębiorstwa.

Elektroniczny obieg dokumentów

Takie rozwiązanie umożliwia usunięcie większości problemów wynikających z używania tradycyjnych papierowych dokumentów. Przede wszystkim oznacza łatwy dostęp do niezbędnych pism, który można uzyskać w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, np. w czasie podróży służbowej. Każdy pracownik otrzymuje wszystkie potrzebne dokumenty. Oryginały są przechowywane w jednym miejscu i w razie potrzeby da się je łatwo odszukać.

Lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa

Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na usprawnienie wielu działań takich jak zarządzanie fakturami. Jednocześnie systemy tego typu mają opcję generowania raportów dotyczących dostępnych danych, np. związanych z czasem obiegu dokumentów. System przechowuje informacje dotyczące wszystkich czynności, więc umożliwi dokładne monitorowanie tego, co dzieje się z poszczególnymi pismami. Analiza raportów pozwala na wykrycie nieprawidłowości w działaniu firmy.


Zastosowanie nowoczesnych technologii do optymalizacji procesów w firmie staje się powoli koniecznością. Ponieważ takie rozwiązania pozwalają na znacznie usprawnienie działania organizacji, przedsiębiorstwa, które ich nie wdrożą, po prostu przestaną być konkurencyjne.

Artykuł Partnera